テレワーク環境下でも企業コミュニケーションを促進するには?|成功事例も紹介!

テレワーク化が進む昨今、部下とのコミュニケーションが希薄になっていると不安を感じている管理職は多いのではないでしょうか。
目先の業務に囚われ、コミュニケーションの課題に何も対策を打ち出さなければ、売り上げの低下や顧客との信頼低下など将来不利益を被る可能性があります。

ではどのように対策を打てばよいのでしょうか?そもそもなぜコミュニケーションが希薄になってしまうのでしょうか?
本記事では、企業におけるコミュニケーションの課題から、コミュニケーションを活発にするための施策や、企業の成功事例までご紹介します。本記事を参考に、社内のコミュニケーションの促進方法を考えてみてください。

企業コミュニケーションを妨げている要因


企業コミュニケーションを妨げる要因として、以下の3つが考えられます。

  • 上司と部下の関係が希薄
    上司と部下の関係が希薄であれば、重要なことでも部下は上司に対して意見を言いにくくなります。上司と部下で意見を交換できる関係性を築けてないことは、企業コミュニケーションを妨げる要因の一つとなります

  • 対面コミュニケーションの減少
    テレワークの普及に伴い、対面でコミュニケーションを取る機会が減っています。
    対面コミュニケーションでは、相手の細かな感情を読み取りやすくなり細かいニュアンスが伝わるため、業務の連携が取りやすいという特徴があります。
    テレワークでWeb会議ツールを使用した場合、表情や雰囲気が伝わりづらいので、言葉で明確に伝えなければなりません。

  • 会社の文化や雰囲気
    社員同士のコミュニケーションを軽視し、業務に集中することを良しとする組織風土のなかでは、社内のコミュニケーションは活発にはなりません。社員から積極的に声をあげてもらいたいのならば、風通しのよさが重要になるでしょう。

もしこれらの原因に心当たりがある場合は、一つずつ潰していく必要があるでしょう。

企業コミュニケーションを促進するメリット


企業コミュニケーションを促進すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

こちらでは、5つのメリットを紹介します。

生産性の向上

部下とコミュニケーションを密に取ることで、一人ひとりの適性を見極めることができます。その結果、それぞれに合った人事配置やマネジメントが可能となり、社員のパフォーマンスをフルに引き出すことができるでしょう。
最終的には生産性の向上につながるといえます。

仕事上のリスクを軽減

社内でコミュニケーションが活性化すると、仕事上のリスクを軽減できます。
情報共有が早く、たくさん行われる環境であれば、伝達ミスによる営業機会の損失や顧客満足度の低下などを防げるでしょう。

社員定着率の向上

企業コミュニケーションの促進は、社員同士の理解を深め、人間関係を良好にする機能も果たします。その結果、社員定着率の向上にもつながるでしょう。

社員が退職する理由の中で「人間関係」が占める割合は多いもの。上司部下関係なく意見を出し合える良好な人間関係は、社員定着率の向上には重要だといえそうです。

社員のモチベーション向上

社員のモチベーション向上にも、コミュニケーションは不可欠です。

上司から部下へ目標の共有を行い、部下から意見を丁寧に聞くことは、部下に仕事を自分ごととして捉えてもらうことにつながります。「自分の努力次第で仕事をコントロールできる」と感じ、モチベーションが向上するでしょう。

アイデア数の増加

情報の数が限られていれば、相対的に生まれるアイデアの数も限られてきます。
しかし、企業コミュニケーションが促進されれば、意見交換が活発になり、社員同士で共有される情報が増えます。

情報が多ければ多いほど、会社、事業、お客さまに対して理解が深まり、新たなアイデアが生まれやすくなるでしょう。
企業コミュニケーションの活性化は、価値のあるアイデアを生みだす可能性を秘めています。

企業コミュニケーションを生むのに効果的な施策


本項では企業コミュニケーションを生むのに効果的な施策について紹介します。

社内報

社内報は、古くからある企業コミュニケーションの手法です。定期的に社内の最新ニュースや成功事例を共有することで、ビジョン・ミッションの浸透や社員のモチベーションアップを狙います。また所属部署以外の人や事業を知るきっかけを提供できるため、部署の垣根を超えたつながりや連携を生み出せる可能性もあるでしょう。

発行形式は冊子や新聞、メルマガなどさまざまです。発刊の頻度も企業によってさまざまですが、一度発刊してすぐに効果の出る施策ではありません。業務に支障がない程度に定期的に発刊することが重要でしょう。

グループウェア

グループウェアとは、社内の情報共有をスムーズにしたりコミュニケーションを促進することで、業務の効率化を図れるITツールです。ToDo管理やスケジュール共有、ファイルの共有など、さまざまな機能を取り揃えています。

遠隔でもリアルタイムで情報の共有が可能でタスク管理がしやすいので、社内とテレワーク拠点間でも情報の差異がなく、コミュニケーションを円滑に取ることができます。

1on1

上司と部下同士が1対1でミーティングを行う1on1。具体的には、ある一定の頻度で1on1の機会を設け、目標をすり合わせたり、目標に対する進捗のチェックをしたりします。

注意が必要なのは、単なる業務報告で終わらずに、部下のモチベーションが高いのか低いのか、今どんなことに関心があるのかなど、現在の業務以外の観点でもケアする必要があること。心の状態や志向性を把握しておくことが、以後のコミュニケーションにも必ず役立つはずです。

社内SNS

多くの場合SNSは、不特定多数の人とコミュニケーションを取れるツールですが、社内に限定したSNSも存在します。

社内SNSは比較的フランクなコミュニケーションが取れるという特徴があり、ディスカッションのグループを作ることで社内の連帯感を高めてくれるでしょう。社員の発信は基本的に社内全体に共有されるため、部門や担当業務を超えたチームアップも期待できます。
一般的なSNSを使う感覚で社員同士でコミュニケーションがとれるようになるので、気軽に発信ができます。

社内コミュニケーションの成功事例


では、企業ではどのようにして社内コミュニケーションを促進しているのでしょうか。成功事例をいくつか紹介します。

ヤマハ発動機株式会社|社内報

ヤマハ発動機では、雑誌形式の社内報を毎月刊行しています。

誌面づくりで意識しているのは、社員の承認欲求を満たし、仕事への情熱を引き出すこと。とくに社員インタビューには力を入れており、生い立ちから現在の業務にかける思いまで、丁寧に掘り下げるようにしているそうです。
2018年の社内報の閲読率は驚異の84.8%を記録しており、社員の企業に対する愛着を醸成する一因ともなっています。

株式会社ポッケ|社内SNS

株式会社ポッケでは、社内SNSを活用し社内のコミュニケーションを促進しています。
社内SNSでは業務に関するやりとりだけではなく、プライベートな投稿を歓迎するなどして、堅苦しくないゆるい情報交換を実現しました。

発信しやすい空気ができたことで、社内の豆知識やノウハウなどを自発的に投稿する社員が増え、業務効率化にもつながったといいます。

株式会社サイバーエージェント|1on1

サイバーエージェントでは、上司と部下の1on1を月に1度実施しています。
1on1では業務に関することだけでなく、部下のキャリアビジョンも議題に取り上げられます。

もともとは上司との関係性が離職理由の一つに挙がっていたサイバーエージェント。1on1を導入し、上司と部下の対話を増やしたことにより、信頼関係を作り出すことに成功しました。
上司と部下の信頼が高まったことにより、社員の離職率が大きく下がりました。

企業コミュニケーションの促進におすすめのツール


こちらでは、企業コミュニケーションの促進におすすめのツールを紹介します。
ぜひ参考にし、自社の施策にマッチしたツールの導入を考えてみてください。

Zoomミーティング

Zoomミーティングは、Web会議システムです。制約はありますが、無料で利用することができます。
通信が安定しているため通話が途切れにくい、画面共有やチャットなど打ち合わせに必要な機能が搭載されており、ビデオ通話中に認識のすり合わせが簡単にできる、などの利点があります。

slack

世界100ヶ国以上で導入されている、多機能のビジネスチャットツールです。
メンションや返信など、通知を細かく設定でき、グループ内でも指定した人に向けてメッセージを送れます。
したがって、グループで投稿した内容も誰に向けて発信しているか明確にでき、同時にその内容をグループにも共有できます。メールのCCの機能と同じですね。

また会話のログが残るため、後々プロジェクトを振り返りたいときにも便利です。
企業の中には雑談用のグループを作るところもあります。テレワークになり雑談が減った今、堅苦しくないコミュニケーションを増やすのに便利でしょう。

incentive point

incentive pointは、組織の一体化を促進するために作られたコミュニケーションツールです。
独自のポイントシステムを活用すると、社員が表に出にくい貢献をしたときに感謝のメッセージと共にインセンティブを付与できます。メッセージをきっかけに、上司と部下の間でコミュニケーションを取ることもできるでしょう。

また、好成績を残したときに評価されるという仕組みが社内で認知されれば、部下のモチベーション向上も期待できます。

まとめ


社内コミュニケーションを活性化させることは、業務の効率化や情報共有の活性化、社員定着率の向上につながるなど多くのメリットがあります。そしてテレワークの普及が進む今、その重要度は増しています。

もし社内コミュニケーションの阻害原因となるものがあるのであれば、急いで排除する必要があるでしょう。
ぜひ本記事で紹介した成功事例も参考に、自社に合った施策を考えてみてください。

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